심사 결과 및 부적합 사항
실제 심사에서는 해당 표준에서 규정한 요구사항에 따라 귀하의 제품, 프로세스, 서비스 또는 관리 시스템을 평가합니다. 이 과정에서 문서, 송장, 등록 자료를 확인하거나 직원 인터뷰를 요청할 수 있으며, 생산 현장을 살펴볼 수 있습니다. 예를 들어, 기계의 유지보수 상태, 식품 가공 라인의 누수나 마모 상태, 건물의 바닥 상태 등을 점검해야 할 수도 있습니다.

평가 및 적합성에 미치는 영향
부적합 사항의 식별 및 분류
부적합 사항 관리
심사원은 부적합 사항이 발생한 이유와 관련 규정의 어떤 조항에 해당하는지 자세히 설명합니다. 또한, 표준에서 벗어난 부분, 부적합 사항의 등급(중대/경미), 그리고 해결 기한을 안내합니다. 심사가 완료되는 순간부터 부적합 사항 해결을 위한 기한이 시작됩니다. 만약 정해진 기한 내에 부적합 사항을 해결하지 못할 경우, 시스템을 통해 Control Union이 인증 규정에 따라 인증 정지 절차를 진행하게 됨을 안내받게 됩니다. 이러한 절차는 반드시 진행되지만, Control Union은 부적합 사항을 원활히 해결할 수 있도록 적극적으로 지원할 것입니다.

중대 및 경미한 부적합 사항 처리 방법
중대 및 경미한 부적합 사항의 처리 방법은 프로그램마다 다를 수 있습니다. 하지만 일반적으로 중대 부적합 사항(Major Non-conformity)은 신속히 해결해야 하며, 보통 6주 이내에 조치가 완료되어야 합니다. 경미한 부적합 사항(Minor Non-conformity)은 더 많은 시간이 주어질 수 있지만, 모든 프로그램에 동일하게 적용되는 것은 아니므로 주의가 필요합니다.
특히, 치명적 부적합 사항(Critical Non-conformity)은 즉각적인 인증 정지로 이어질 수 있으므로 빠른 대응이 필수적입니다. 인증서가 정지되면 사업 활동에 영향을 미칠 수 있으니, 가능한 한 신속히 해결하는 것이 중요합니다.
부적합 사항 해결 방법
부적합 사항이 발견되면, 문제를 해결한 후 이를 증명할 자료를 정해진 기한 내에 제출해야 합니다. 이 과정에서 중요한 두 가지 단계는 근본 원인 분석과 문제의 범위 평가입니다.
- 근본 원인 분석
근본 원인 분석은 문제의 뿌리를 찾아내는 과정입니다. 단순히 표면적인 문제를 해결하는 데 그치지 않고, 동일한 문제가 다시 발생하지 않도록 예방하는 데 초점을 둡니다. 이를 위해 다음과 같이 “왜?”라는 질문을 반복합니다:- 왜 타일이 벽에서 떨어졌는가?
→ 문이 가끔씩 큰 소리로 닫히기 때문. - 왜 문이 그렇게 닫히는가?
→ 바람이 문을 자유롭게 밀기 때문.
- 왜 타일이 벽에서 떨어졌는가?
이런 식으로 문제의 원인을 단계적으로 파악하면, 단순히 타일을 다시 붙이는 것뿐만 아니라 바람이 문을 밀지 못하도록 조치를 취할 수 있습니다. 보통 5번 정도 “왜?”를 물으면 근본 원인을 파악할 수 있습니다.
- 문제의 범위 평가
발생한 문제가 다른 부분에도 영향을 미칠 가능성을 고려해야 합니다. 예를 들어, “이 문제가 여기에서 발생했는데, 비슷한 문제가 다른 부서나 공정에서도 발생할 가능성이 있는가?”를 스스로 물어보아야 합니다. 만약 그럴 가능성이 있다면, 다른 영역에서도 문제를 점검하고 해결해야 합니다.
컨트롤유니온의 고객 포털을 통해 이러한 단계를 따라가실 수 있으며, 부적합 사항 해결 기한이 다가오면 알림을 통해 안내드립니다. 이를 통해 문제를 체계적으로 해결하고 재발을 방지할 수 있습니다.
인증서 정지 안내
약속된 기한 내에 부적합 사항을 해결했음을 증명하는 자료를 제출하지 않을 경우, 부적합 사항의 등급이 상향 조정됩니다. 즉, 경미한 부적합 사항(Minor Non-conformity)은 중대한 부적합 사항(Major Non-conformity)으로, 중대한 부적합 사항은 치명적 부적합 사항(Critical Non-conformity)으로 변경될 수 있으며, 이는 인증서 정지로 이어질 수 있습니다. 상향된 부적합 등급에 따라 설정된 새로운 기한 내에 문제를 해결할 기회가 주어지지만, 이를 해결하지 못할 경우 인증서가 일시적으로 정지되거나 최종적으로는 완전히 철회될 수 있습니다.

인증서 발급 안내
요구된 증빙 자료를 제출하면, 해당 해결 방안이 충분한지 여부를 평가합니다. 대부분의 경우 문서 검토만으로 충분할 수 있지만, 상황에 따라 회사 현장에서 직접 확인이 필요할 수도 있습니다. 모든 부적합 사항이 적절히 해결되었다고 판단되면, 기준을 준수함을 증명하는 인증서를 발급하거나, 이미 발급된 인증서를 정지하지 않아도 된다고 결정하게 됩니다.
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